各班级：
为进一步做好2015届毕业生档案工作，根据《安徽新华学院学生档案管理办法》,现将有关事项通知如下：
（一）档案领取
1. 毕业班辅导员自即日起至2015年6月5日，到学生处（207）领取毕业生档案。领取档案时，辅导员需提供所带班级学生入学时的原始名单，即《毕业生档案交接表》（见附表一）一式两份，如有退学、休学、留级、入伍、升学等档案已领的情况，需在备注栏中注明“退学/休学/留级/入伍/升学已领”字样。
2. 学院负责秘书根据毕业生人数到学生处领取档案封条和邮寄信封。
（二）档案封装
1. 档案整理：辅导员将档案材料补充完整、装袋。档案必备材料有：高招录取档案、军训鉴定表、入学体检表、毕业生体检表、高校毕业生登记表、学籍表、报到证白联、学位申请表等材料。
2. 盖章密封：各个二级学院行政秘书统计好需要密封档案数，档案材料整理完成后，尽快联系学生处汪丽君封档，学生处将以学院为单位对各个二级学院进行档案密封，6月23日截止，逾期不再封档。
3. 信息填写：档案封面信息必须填写、务必完善、真实、准确，如因信息填写问题导致学生档案出现任何状况，一切后果由经办人负责。
(三)档案转递
1. 毕业生档案由学院自行邮寄。
2. 《毕业生档案邮寄明细表》要求必须以样表格式发送给邮寄单位，填写各项内容必须准确、真实，尤其是继续升学学生档案邮寄地址务必填写准确。各学院邮寄档案时，学生处将对邮寄信息进行抽查，如因信息填写问题造成的一切后果由经办人负责。
3. 自带档案学生，须由本人提出书面申请，经二级学院审批同意后方可自带。学生领取档案时，辅导员务必告知学生，档案不得私自拆封，若发生档案丢失、拆封、损坏等情况，一切后果由学生本人负责。
4. 现场托管学生，必须在《毕业生档案去向汇总表》上签字，并在备注中注明托管单位。
5. 暂存学校的档案，须由辅导员在《毕业生档案去向汇总表》备注中注明暂存原因，要求学生本人签字确认。
（四）注意事项
1. 原则上学生档案必须由本人领取，因特殊原因需要代领的，代领人需提供以下材料：档案代领委托书，委托人身份证复印件，代领人身份证复印件。
2. 正常毕业需暂存档案的，学生本人须向学生处递交书面申请，经批准后，学校可免费为其保管两年，到期未领取，档案丢失，责任自负。
信息工程学院
二〇一五年五月二十八日
